Wir stehen gerade vor der Evaluation mehrerer Kommunikationstools für unsere Firmeninterne Kommunikation (Slack, MS Teams, Rocke.Chat etc)
Dabei kam bei uns die Frage auf, ab wann unsere Kunden (Webseite mit nutzer registrierung) der Weiterverarbeitung ihrer daten durch unser internes Chatsystem zustimmen müssen.
Folgende Fälle haben wir dabei durchdacht:
1. Kommunikation über Kunden im Chat:
Ein Kunde schreibt uns eine email mit einem Problem. Ich schreibe unserem Entwickler eine Nachricht in der steht "Kunde Herr X hat folgendes Problem, überprüfe bitte woran das liegt."
2. Kommunikation über Kunden mit Referenz:
Herr X hat ein Problem, ich leite seine Mail (per copy&paste) inkl. email Addresse etc an meinen Entwickler weiter
3. Alle Supportmails landen direkt im Chattool
Über eine Weiterleitungen werden alle Support Mails inkl Absender etc. direkt an unser Chattool weiter geleitet.
4. Ein neuer Kunde kauf unser produkt und der Vertriebler schickt das Angebot inkl allen Kundendaten als PDF and die Buchhaltung. (natürlich im Chattool)
Wir sind uns nach längerer Recherche immer noch nicht sicher ab wann wir die entsprechenden Genehmigungen von den Nutzern wirklich einholen müssen.
Aktuell gehe ich davon aus, dass nur Fall 3 eine Einwilligung benötigt (wenn überhaupt) alle anderen Fälle würden ja jegliche Kommunikation innerhalb eines Unternehmens vollständig blockieren.